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Centre des services aux conférenciers

Centre des services aux conférenciers


Inscription
Préparer votre présentation
Présentation en direct – avant, pendant et après
Renseignements d’ordre technique
Renseignements à l’intention des présidents et modérateurs de séances
Questions

Vous donnez une présentation lors du Congrès 2021? Félicitations! Vous avez été choisi(e) pour parler de votre recherche à l’occasion du plus grand rassemblement de chercheurs universitaires du Canada! 

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques à l’intention des conférenciers, panélistes, animateurs, présidents de séance et intervenants qui participeront à l’une des 27 conférences d’associations dans le cadre du Congrès 2021.

Inscription

En tant que conférencier, vous devez vous inscrire au Congrès. Pour ce faire, il vous faut payer les frais d’inscription du Congrès et les frais de conférence d’association. Cliquez ici pour vous inscrire.

De nombreuses associations exigent que leurs conférenciers soient également membres en règle. Veuillez communiquer avec votre association directement pour payer vos frais d’adhésion (qui ne sont pas inclus dans les frais de conférence d’association) ou pour connaître votre statut de membre, au besoin.

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Préparer votre présentation

Voici quelques directives générales à l’intention des conférenciers. Pour obtenir des précisions sur la conférence de votre association, veuillez communiquer directement avec celle-ci. Voici une fiche de conseils pratiques pour vous aider à démarrer.

Installation de l’équipement et de la salle de réunion virtuelle

Vous êtes responsable d’installer votre équipement en vue de la présentation que vous donnerez dans le cadre du Congrès. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à réussir votre présentation. 

  • Utilisez un ordinateur de bureau ou portatif, idéalement avec deux écrans. Vous pourrez ainsi partager votre écran, voir vos notes de présentation et lire les commentaires des participants. Placez vos notes de présentation devant vous afin de faire face à la caméra.
  • Fermez les onglets et fenêtres inutiles.
  • Installez-vous dans un endroit silencieux et bien éclairé. Choisissez un fond neutre pour que les participants puissent se concentrer sur ce que vous dites. Dans la mesure du possible, évitez les arrière-plans virtuels, car ils exigent une grande largeur de bande et distraient les participants.
  • Utilisez un casque d’écoute ou des écouteurs pour empêcher l’écho acoustique et filtrer les distractions sonores. Placez-vous devant votre micro.
  • Nous vous recommandons fortement de faire un test audio et vidéo à l’avance. Pour ce faire, vous pouvez utiliser cette page : https://zoom.us/test
  • Nous vous recommandons fortement d’utiliser un câble Ethernet afin que votre connexion reste stable tout au long de la présentation. Si ce n’est pas possible, placez-vous aussi près que possible de votre modem.
  • Gardez à portée de main le numéro pour joindre la conférence virtuelle en cas de difficultés techniques. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à le retrouver et pourrez revenir rapidement à votre présentation par téléphone.
  • Soyez sans crainte; vous ne serez pas laissé à vous-même pendant la séance virtuelle. Vous aurez une équipe qui vous soutiendra, notamment un technicien de l’événement et (ou) un moniteurde salle ainsi qu’un président ou modérateur de séance.

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Présentation en direct – avant, pendant et après 

Votre présentation en direct aura lieu durant les heures officielles de déroulement du Congrès, soit entre 9 h et 16 h (HR). 

Consultez ce guide pour savoir comment accéder à votre conférence ou webinaire Zoom, comment fonctionne la salle d’attente et connaître les pratiques exemplaires à adopter pendant et après votre présentation. 

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Renseignements d’ordre technique

Vérifications techniques

Vous pouvez faire vos propres vérifications techniques en suivant les recommandations de la section Installation de l’équipement et de la salle de réunion virtuelle sur cette page Web.

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Soutien relatif aux vérifications techniques

Votre association avait la possibilité de s'inscrire à un stage de présentation. Ces cliniques comprenaient :

  • des conseils d’installation à domicile;
  • des tests audio, vidéo et de partage d’écran.

Notez que ce service n’est pas l’occasion de faire une répétition complète et que nous n’examinerons pas tous vos documents de présentation.

Notez que vous aurez 15 minutes avant chaque séance pour faire vos vérifications techniques pendant que les participants entrent dans la salle d’attente. Pour de plus amples renseignements sur la salle d’attente, consultez ce guide

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Soutien technique durant le Congrès

Que votre présentation ait lieu à 9 h ou à 15 h (HR), nous sommes là pour vous! La Fédération embauche des centaines d’adjoints chaque année pour aider les associations à gérer les divers aspects du Congrès. Nous assignons à chaque adjoint un rôle précis pour vous aider avant et pendant votre présentation. 

Veuillez lire ce document qui décrit le soutien offert, notamment pour divers types de présentations (en direct, préenregistrées et enregistrées sur demande) et durant les événements sociaux/de fin de semaine. 

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Renseignements sur Zoom

Parce que le monde virtuel change constamment, il peut être difficile de rester au courant de toutes les fonctionnalités de Zoom et de toutes les mises à jour qui y sont apportées. 

Nous avons créé un document pratique pour vous aider à apprendre le fonctionnement de base de l’application, par exemple comment régler les paramètres, trouver les mises à jour et distinguer une réunion d’un webinaire sur Zoom.

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Renseignements à l’intention des présidents et modérateurs de séances

Animer une séance virtuelle, c’est un peu comme animer une séance en personne, avec des fonctionnalités en plus. 

Voici une fiche de conseils pratiques pour vous aider à démarrer.

Consultez ce guide pour voir tous nos conseils et toutes nos pratiques exemplaires pour animer avec succès une séance virtuelle.  

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Des questions?

Veuillez adresser toutes les questions relatives aux conférenciers et présidents ou à votre association. 

Pour toute question technique, consultez la FAQ

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